河北省世貿通進出口服務有限公司

部室名稱及職責

一、公司部室設置

公司設置三個部室：業務部、財務部、辦公室。

二、各部室職責

（一）、業務部

1、制定部門戰略營銷規劃和年度營銷計劃，確保完成公司下達的銷售任務計劃。

2、公司和產品的宣傳和推廣

1）根據公司要求做好英文網站，做好推廣工作并及時對內容進行調整和更新。

2）根據公司安排積極參加國內和國際展會，做好展會的準備、參與和后續的處理工作。

3)做好公司其他方面的宣傳工作。

3、國際市場的開發

負責國際市場對外聯絡業務，拓展海外市場，根據進口和出口不同業務需求積極開發國外供應商和國外新客戶；同時收集市場信息，為做市場分析提供精準資料。

4、合同的訂立

1）與客戶協商、談判確定合同項目。包括產品的價格、數量、規格、要求，貿易國別、交貨方式、付款方式、交貨期及其他條款。

2）確定合同條款，公司與客戶簽署合同后，要確保合同的正確和有效性，確定合同條款后，有業務人員發動客戶確認并簽署回傳。

3）向工廠或生產部門下達生產訂單，備貨期間對生產情況進行跟蹤，并告知客戶生產進度情況。

5、發貨和貨款回收

1）根據約定的發貨日期，安排好各項發貨事宜。

2）按照合同要求及時催收貨款。

3）出口業務，訂單結束后積極取得退稅資料，配合財務完成退稅。

6、現有客戶的維護

1）處理好訂單中出現的各種問題，積極與客戶溝通，協調與客戶之間的關系。

2）定期與客戶電話或郵件溝通，宣傳公司新產品新政策，塑造良好企業形象；在國外的重要節日，發賀電祝賀。

7、 建立客戶檔案、產品檔案，做好部門內部檔案的制作、整理、統計和歸檔工作；并對每筆訂單的單據（如：形式發票、銷售合同、報關單、提單等文件）進行整理備份，以備查用。

8、 定期、準確核實銷售情況，與財務及時對賬，了解應收賬款等銷售情況，控制費用。及時回收貨款，協助財務完成結算工作。

9、完成領導交辦的其他工作。

（二）財務部職責

1、按照相關規定開立、撤銷銀行賬戶，按照內控制度收付資金，及時與銀行對賬，確保資金安全。

2、按照國家有關財經法規、會計準則及相關規章進行會計核算和會計監督。

3、按期編制財務報表，及時按要求對外報送相關報表。

4、遵從稅法，按期申報和繳納各項稅費。

5、遵從社保相關規定，按期申報和繳納“五險一金”。

6、按照出口退稅相關規定，及時申報出口退稅。

7、組織編制公司年度財務預算和年中預算調整，監控預算執行情況。

8、做好與綜合辦公室（人事）的溝通，根據人員變化編制每月工資表，按期發放工資。

9、配合相關部室提供與財會相關的資料和數據。

10、對接稅務檢查（如有）和財務決算審計和企業所得稅匯算清繳審計，配合做好審計廳審計、經濟責任審計、上級巡查等工作。

11、做好公司會計憑證、會計報表等會計檔案的保管工作。

12、擬訂公司財務規章制度。

13、做好財務分析，為領導決策提供財務支撐。

14、根據業務資金需求，負責對外融資工作。

15、完成領導交辦的其他工作。

（三）、辦公室職責

1、協助公司領導健立并完善公司規章制度，并組織監督各項規章制度的執行情況；

2、負責接收集團文件，做好文件的登記、發放、存檔工作。并根據文件要求，做好上報工作；

3、負責公司公章、營業執照等相關印章、證照的管理、使用工作；

4、負責工商年報、工商變更、證照更新等工作；

5、負責公司員工招聘、勞動合同簽訂、人事檔案調入、人員離職等人事管理工作；

6、負責公司日常辦公用品的采購、發放、調配等工作，做好辦公用品出入庫登記工作；

7、負責公司安全生產工作，定期和不定期檢查辦公區域安全生產和環境衛生情況，每月編寫安全生產報告，并對發現問題及時下達整改，監督整改效果。

8、負責總經理和副總經理辦公室的清潔衛生，每周檢查公司環境衛生情況，督促全體員工做到辦公區域干凈、整潔。

9、負責公司會議的籌備和安排，做好會議記錄，整理會議紀要，對會議決定的執行情況進行催辦和檢查。

10、負責公司對外宣傳工作，根據上級要求，通過網絡媒體、懸掛條幅、張貼海報等形式，提升公司形象。

11、負責公司員工的培訓工作，協同各部門共同抓好員工的思想素質教育和業務能力的培訓工作。

12、負責公司車輛管理工作，做好用車臺賬登記，及時查詢車輛違章并及時登記上報；

13、完成領導交辦的其他工作。